Rådgivning grundar sig i förtroende 

Rådgivning har inte alltid en solklar betydelse eller innebörd. Behovet av rådgivning skiljer sig från kund till kund och betydelsen av rådgivning skiljer sig från byrå till byrå. Vi frågade Malin Malmström, reovisningskonsult och affärsrådgivare på Stilog, hur de arbetar rådgivande med sina kunder och vad rådgivning betyder för henne:

- Man tänker inte så mycket på att man jobbar rådgivande. Många av mina kunder har jag jobbat med från dag ett. Och när man får in nya företagare från dag ett så blir det naturligt mycket frågor kring hur man startar sitt bolag, hur det fungerar med F-skatt, hur man gör med bokföringen men även vilken bil man ska ha i verksamheten och om man har råd att ha den. Därför jag tror att man blir rådgivande när man får förtroende. Jag tycker också det är roligt med rådgivning, speciellt när kunderna blir nöjda och vill gå till mig istället för att gå till någon annan för att få den hjälpen, säger Malin och fortsätter:

- Det är också svårt att få den hjälpen hos någon som inte känner företaget. Det är högt och lågt i vad företagaren behöver för typ av rådgivning. Vissa behöver kvalificerad rådgivning och skatterådgivning medan de flesta endast behöver enklare tips såsom “Varför gör jag så dåligt resultat?” där svaret kan vara så enkelt som “Sluta handla så mycket på kortet, köp inte småsaker flera gånger i veckan utan handla en gång i veckan och planera dina inköp”. 

- Rådgivningen kommer oftast av sig självt där många kunder inte förstår när den kommer. Det beror på att rådgivningen inte är anledning till att kunder söker upp oss. De söker upp oss för att få hjälp med bokföring men stannar för att de får mer hjälp än bara bokföring. 

Även om rådgivning ofta kommer naturligt för Malin genom att  bygga upp ett förtroende så är det många företagare som inte aktivt efterfrågar rådgivning. Som Malin nämnde så söker företagaren, i första hand, upp byrån med tanken om att få hjälp med bokföring utan att vara medvetna om att de även kan få hjälp med mer ingående frågor. Därför blir det redovisningskonsultens ansvar att introducera dialogen om rådgivning. 

- Jag säger att de alltid kan fråga mig om de har några funderingar eller om de behöver hjälp med något, för det kanske jag kan. Många gånger så förstår de inte till en början att det finns annat än bokföring att få hjälp med. Vissa kunder har tidigare tagit hjälp externt från företag som jobbar med exempelvis organisationsbildning. Jag brukar fråga om de får den hjälp de behöver och om de inte får det så erbjuder jag dem min hjälp eftersom jag kan det. Oftast får man reaktionen att “Ja juste det tänkte jag inte på”, berättar Malin. 

Men innebörden av rådgivning är inte bara svår för kunderna att förstå, det kan också vara svårt för redovisningskonsulten att veta hur man ska lägga upp erbjudandet för rådgivning. Om det inte är tydligt för konsulten, är det inte så konstigt att det är otydligt för kunden vilken hjälp som finns att få. Rollen som rådgivare är ostrukturerad eftersom det helt beror på vad kunden behöver för hjälp och hur ofta. 

 - Det är svårt att få den rådgivande rollen strukturerad och det är svårt att fakturera tiden som läggs på det. Jag får flera samtal varje dag där vi pratar om företaget och organisationen och vad kunden tänker framåt för företaget. De kan ringa om allt, “jag ska skilja mig, hur ska jag tänka kring företaget?”. Därför kommer kunderna med mycket olika typer av tankar och frågor som gör att den rådgivande rollen inte alls är strukturerad, säger Malin och fortsätter: 

- Hos oss på Stilog ingår rådgivning i en paketerad lösning. Vi sätter upp en lösning för varje uppdrag som kommer in och rådgivningen är med som en del av uppdragskontraktet. Vi har vissa kunder som sköter sin bokföring internt och bara vill ha rådgivning. I de fallen hjälper vi till med årsbokslut och avstämningar och de har möjlighet att ringa löpande under året för att ställa frågor. 

Ibland kanske kunden inte förstår att den behöver hjälp och därmed inte heller hur mycket tid rådgivningen kommer ta eftersom behoven ser olika ut, både mellan företag och period. 

- Vi har löpande timtaxa där de betalar för den tiden de nyttjar. Jag får ofta frågan “hur lång tid tar det här?”. Bokföringen tar 3 timmar i månaden och sen beror det ju helt på hur mycket kunden ringer. Då uttrycker kunden ofta att den inte kommer att ha så många frågor men sen nyttjar de ungefär lika mycket tid på att ringa och ställa frågor som bokföringen tar. De får ju också fler frågor när de får svar. Skulle jag säga till en av mina kunder att hälften av dina timmar är rådgivning så skulle de bli förvånade, berättar Malin. 

Läser kunderna rapporterna som skickas?

Även om vissa redovisningsbyråer aktivt försöker starta en dialog om rådgivning så uttrycker kunder ofta att det räcker med exempelvis en resultat- och balansrapport och något mer än det är överflödigt. Men frågan är om de ens läser rapporterna som skickas?

- Det är viktigt för mig att skicka resultat- och balansrapport till mina kunder, oavsett om vissa kunder säger att jag inte behöver skicka dem, eftersom det är ett avslut för mig. Jag gjorde en marknadsundersökning bland mina kunder för några år sedan och frågade kunderna hur de läser rapporterna jag skickar. Det visade sig vara jättemånga som inte ens läser mailen med dessa rapporter, berättar Malin. 

- När det blir tydligt att så pass många inte ens öppnar mailet eller tittar på rapporterna så börjar man även undra varför de inte tittar. Ökar chansen att de tittar om man klistrar in en graf i mailet? Det måste finnas ett enklare sätt att visa siffrorna på eftersom det inte fungerar med resultat- och balansrapport, säger Malin. 

‍Betydelsen av digitala verktyg

Hur ger man då liv till siffrorna - jo genom digitala verktyg. 

- Först och främst måste vi ha rätt människor i branschen. Men ett bra verktyg gör ju livet mycket enklare för både mig och kunden. Då har jag möjlighet att skicka en rapport med grafer som de förstår till skillnad från om jag skickar en resultat- och balansrapport med massor av siffror som de ändå inte förstår sig på, menar Malin och fortsätter: 

- Antingen tittar de på nettoomsättningen eller resultatet. Det är ingen som tittar på varuinköpen. Det blir mycket enklare att kunna skapa en rapport där man kan presentera en graf som tydligt visar varuinköp i relation till omsättningen. Det här gör att man kan visa var kunden går minus, kanske att personalkostnader och varuinköp äter upp alltihop. Man behöver förklara detta tydligt för de flesta har ingen som helst bakgrund i ekonomi. Min roll är ju att förklara vad de gör och vad de ska göra. Det är jätteviktigt att jag säger rätt saker men det svåra är att få dem att förstå vad det är jag säger. Och det är därför vi vill ha ett bra verktyg. 

Utöver de funktioner som ett digitalt verktyg har för att förenkla den rådgivande rollen mellan redovisningskonsult och kund, ser Malin en möjlighet att även förenkla samarbetet och kommunikationen mellan redovisningsbyrån, banken och kunden.

Med exempelvis Crediwire kan en byrå skapa och dela en särskild bankrapport med banken direkt i systemet som visar bolaget realtidsdata och den information som banken önskar. På så vis sparar vi en massa tid både för kunden, redovisningsbyrån och banken. Det här är oerhört viktigt då finansieringsfrågan är vital i allra flesta företag.

- En av mina kunder fick vänta flera veckor innan han fick sin kredit och fick därför svårt att betala fakturor även om det är ett väldigt välmående företag. Med ett realtidsverktyg förhindrar man dessa eventuella problem, snabbar upp processen och handläggningstider avsevärt tack vare att banken får ännu bättre underlag.

‍Rådgivning ställer krav på personligheten

Utöver digitala verktyg ställer rådgivning naturligtvis också krav på personligheten hos redovisningskonsulten. 

Malin sitter med i en utbildningsgrupp för Stockholm School of Business där hon genom dialoger med studenter fått inblick i deras uppfattning av redovisningsyrket, där förväntningarna inte alltid stämmer överens med vad rollen innebär i verkligheten. 

- Från möten och föreläsningar med studenterna får jag mycket input från deras tankar om rollen som redovisningskonsult. Det är få som förstår innebörden av den konsultativa rollen. Många som hoppar på yrket tror att de kommer kunna sitta hemma och ta på sig några bokföringsuppdrag eller tänker att de kan ta ett jobb på en byrå där de kan sitta och knappa lite. De har inte tänkt på att man kanske måste vara social och ödmjuk inför andras vilja att lyckas, säger Malin och fortsätter: 

- Jag har fått frågan från studenter om vad jag gör om jag har en jobbig kund. Då tänker jag “vad är en jobbig kund?”. Vår roll är ju att hjälpa alla, är det jobbigt för att de ställer krav eller för att de inte lämnar in papper i tid?. Om en kund exempelvis är dålig på att lämna in papper i tid, då är det ju min roll att kontakta och påminna kunden om att det börjar bli dags. Min roll är ju att hjälpa, inte bara att göra. 

- Det är inte alla personer som ska vara konsulter. Och det spelar egentligen ingen roll vilken typ av konsult du är utan man måste kunna möta och ta människor. De här människorna, företagarna, som kommer till oss för att få hjälp är ofta mycket drivna men har kanske inte den bästa strukturen alla gånger. Verksamheten kan ibland ändras snabbt och drastiskt och då krävs det att man kan hänga med i svängarna. 

Det är dock viktigt att komma ihåg att bokföring och rådgivning hänger ihop och stöttar varandra.

- Det är ju svårt att ge kvalitativ rådgivning om man inte sköter bokföringen och har insyn i siffrorna. Det handlar ju inte om att se på en resultatrapport eller en viss siffra på ett konto eftersom ingen egentligen vet om det är rätt. Det handlar om att se vilka flöden som finns för att kunna föra en dialog. Man kan inte ha dialogen om man inte gör bokföringen och man kan inte göra bokföringen om man inte har dialogen, inte på ett bra sätt i alla fall, avslutar Malin.